Etter at bransjen i flere år hadde jobbet med å få på plass et EDI-samarbeid, ble Kodabas AS (Kosmetikkbransjens produktdatabase) endelig etablert i august 2004. 

I starten hadde vi 36 medlemsbedrifter, men dette har vokst jevnt og trutt til dagens 58.

Selskapet styres og eies av aktørene både på handels- og leverandørsiden, noe som sikrer gode og varige bransjeløsninger som hele verdikjeden opplever eierskap og forpliktelser til.

Aksjonærer og ledelse

Aksjonærene i begynnelsen var Bransjerådet for kosmetikk og hygiene – BKH (50%), Handels- og servicenæringens hovedorganisasjon – HSH (10%), Esthetique (10%), Parfymelle (10%), P&C Exclusive (10%) og Vita (10%). Første styreleder var Peder M. Madsen (EMH).

Etter hvert som årene har gått, navneendringer gjennomført og nye konstellasjoner har oppstått, er dagens aksjonærer BKH (50%), Vita Detalj (20%), Hava Retail (20%) og Kicks Norge (10%), mens Finn Rasmussen (Administrerende direktør i KLF), har sittet som styreleder siden 2012.

I 2005 ble Carine Bechholm Corneliussen innleid som prosjektleder i 50% stilling. Etter hvert som prosjektet økte i omfang, økte også stillingsbrøken  og i 2018 ble hun fast ansatt som daglig leder i 100% stilling.

Arbeidsoppgaver og bruksområder

Kodabas’ oppgave er å drive opplæring, support og videreutvikling av databasen. Drifting av løsningen og teknisk bistand er tjenester vi kjøper fra Logiq AS (tidligere EE-nett).

Kodabas AS startet som en ren varekatalog for kosmetikkbransjen. Etter hvert kom også frisørene på banen (2010). Antall bruksområder har også økt betraktelig fra opprinnelig å fokusere på kassepunktet, til nå også å benyttes til innkjøp, nettsider, varemottak, lagerstyring, Space Management og statistikk .

Endringer og utvikling

I 2006 etablerte vi bransjestandarder på EDI-meldinger (ordre, ordrebekreftelse, følgeseddel og faktura) både på Edifact og XML. Standardene er basert på dagligvarens dedip2, men med bransjerelaterte tilpasninger.

I 2006 ble også Varekatalogen lagt over på ny plattform, samtidig som den ble lagt ut på web. Dette ga medlemmene flere muligheter og bedre kontroll på informasjonen.

Databasen har vært i konstant utvikling og endring. Ettersom grunndata benyttes i flere og flere løsninger, er det viktig med en kontinuerlig tilpasning. Fra å starte med 51 felt er vi nå oppe i 65 og flere vil trolig komme til fremover. I tillegg til at informasjonsbredden er økt er det også gjort andre tilpasninger underveis; nye feltalternativ, muligheter for rapportering av feil, endret frekvens på utlegg og flagging av felt, nye varegruppekoder og det er innført flere kontroller og gjort tilpasninger for bedre brukervennlighet. 

Alt av endringer som gjøres, baserer seg på innspill og tilbakemeldinger fra medlemmene og databasen blir endret og tilpasset etter hvert som behovene endrer seg.

Bestillingsløsning

I 2007 ble det etablert en bestillingsløsning, hvor kundene kunne bestille varer ved hjelp av en PDA-skanner, en type håndholdt strekkodeskanner. Denne løsningen var tungvinn og lite intuitiv. Så ble iPad lansert av Apple (2010), noe som åpnet for helt nye muligheter. PDA-prosjektet ble skrinlagt og iPad ble innført som bestillingsverktøy i 2011. Kosmetikkportalen (K-portal) gir butikker/kjeder mulighet for å bestille varer elektronisk basert på den informasjonen som allerede ligger i Kodabas Varekatalog. Her er det også tilrettelagt for faktura og pakkseddel.

Mediemodul

I 2018 introduserte vi egen Mediemodul (Logiq Media). Her kan det legges inn bilder og dokumenter som automatisk vil gjøres tilgjengelig for brukerne av K-portal, som thumbnail/skjermvisning, og med mulighet for nedlasting via FTP og API, for alle abonnenter, eventuelt med lenke til aktuelt bilde i egne systemer.

API – for enklere, tryggere og raskere overføring av data

For registrering av data i Kodabas Varekatalog, ble det i starten benyttet flatfiler/FTP (Excel) eller direkte registrering på web. Dette krever mye av den enkelte leverandør, da det fort kan bli en del dobbeltarbeid, vanskeligheter med å følge opp dataene, samt at det er en stor kilde til feil. I januar 2020 introduserte vi derfor API for Varekatalogen og for Logiq Media. Dette gjør det mye enklere for medlemmene å oppdatere informasjonen og sparer dem for veldig mye manuelt arbeid.