Informasjonen kan enten legges i den ordinære filen i feltene 56 (ingredienser) og 57 (Produktinformasjon) eller lastes opp i en separat fil via web.
1. For å laste opp separat fil, oppretter dere et Excel-dokument med 4 kolonner med følgende innhold:
a. GLN Lokasjonsnummer for leverandør (eks. 7080004011732) – påkrevd
b. Leverandørens artikkelnummer – påkrevd
c. Ingredienser. Fylles ut nøyaktig slik det står på forpakningen, med komma og mellomrom mellom hver ingrediens. Feltet kan maks inneholde 2560 tegn. Husk å lese nøye korrektur!
d. Produktinformasjon. Teksten skal være generell og vil bli benyttet som utgangspunkt for egen tilpasning av kunden. Kan maks inneholde 2560 tegn. Les nøye korrektur!
2. Lagre Excel-filen med filtype CSV (semikolondelt)(*.csv). Filnavnet må inneholde teksten «kodabas», men kan ellers hete hva dere ønsker.
3. Logg på web-siden, velg «last opp ingredienser/prod.info» og velg deretter riktig *.csv-fil og velg «last opp».
4. En e-post vil bli sendt til den personen som står som hovedkontakt i databasen for bekreftelse og eventuelt feilmeldinger. Det er også mulig å se de siste overføringene under «siste transaksjoner» i menyen til venstre.
Varen må finnes i Kodabas fra før for at informasjonen skal kunne kobles til riktig vare.
VIKTIG! Dersom separat fil benyttes, er det viktig å huske på at ordinær fil inneholder nøyaktig samme informasjon i felt 56 og 57 som i den separate filen, ELLER at feltene 56 og 57 (i ordinær fil) er tomme, for å unngå at feltene blir overskrevet.