Kodabas Varekatalog fungerer som en elektronisk sentral, hvor leverandører overfører teknisk informasjon (GTIN, varenummer, varenavn, mål, vekt, osv.) på sine produkter til en sentral database. Her blir informasjonen kontrollert, oppdatert og tilrettelagt, slik at kunder kan laste ned nyheter og endringer (på de leverandørene/merkene de abonnerer på) til egne systemer.

En varelinje består i dag av mer enn 60 unike felt. GTIN er, kombinert med leverandørens GLN, definert som primærnøkkel i databasen og dermed en unik identifikator. Øvrige felt forholder seg til dette spesifikke GTIN. Ethvert nytt GTIN vil føre til opprettelse av en ny varelinje.

Leverandør har ansvar for lokalt å skape en fil etter det formatet som til enhver tid kreves. Overføring av vareinformasjon kan foregå på flere måter: som filuttrekk fra eget ERP-system, som igjen overføres via FTP, kommunisering via API, utfylling av Vareskjema (Excel) som lastes opp via egen webside, eller som manuell registrering via Web.

Leverandøren velger selv den overføringsmetoden som passer best for bedriften, men det anbefales å ta i bruk API eller uttrekk fra eget ERP-system. Dette vil spare leverandøren for mye arbeid og sikre bedre kvalitet på dataene.

Når en fil lastes opp i Kodabas Varekatalog blir informasjonen kontrollert. Aksepterte transaksjoner ajourføres i databasen. Avviste transaksjoner returneres leverandør. Deretter kjøres rutine, hver time, som legger ut ny eller endret informasjon til kundene på deres FTP-område. 

Uavhengig av overføringsmetode kan en leverandør til enhver tid sjekke egne data ved å logge inn på websidene (Logg inn: Varekatalog, på toppen av siden) og søke opp enkeltvarer eller laste ned egne varer som en tekstfil.

Det er leverandørens ansvar at informasjonen i varekatalogen til enhver tid er oppdatert og korrekt. Dersom leverandør blir gjort oppmerksom på feil i dataene, må disse rettes umiddelbart.

Hver kunde disponerer sin egen fil og de bestemmer selv hvilke leverandører/merker/serier de ønsker informasjon om. Abonnementet styres fra websidene (Logg inn: Varekatalog)

Systemet logger hvilke nyheter/endringer som tidligere er lagt ut til den enkelte, og det er kun nyheter/endringer etter forrige utlegg som blir lagt ut i gjeldende kjøring. Når en kunde kontakter databasen for å få overført sin fil, nullstilles denne i databasen etter vellykket overføring. Kundene bestemmer selv når de ønsker å laste ned disse oppdateringene.

Nedlasting kan normalt foretas hele døgnet, bortsett fra den tiden om natten da det foretas back-up av databasen. 

Utover de faste oppdateringene, kan en kunde når som helst logge seg på web og laste ned den informasjonen de måtte ønske.