Prosessen - Kodabas HANDEL

Fremgangsmåten er både enkel og brukervennlig. Som erstatning for tidligere tellelister opprettes det nå elektroniske bestillingslister på web. Systemet sender elektroniske bestillinger til riktig leverandør, på det format som leverandøren ønsker. Denne løsningen krever ingen IT-kompetanse eller store investeringer. Kun nettbrett og internettilgang:

  • Leverandøren logger på Kodabas HANDEL (K-portal) med tildelt påloggingsinformasjon
  • Velg merke og kategorisering og generer ny bestillingsliste. 
  • Ved endring i sortiment måbestillingslistene oppdateres mot Kodabas VAREKATALOG for å inkludere nyheter og endringer
  • Det utarbeides en bestillingsliste pr merke, og for alle kunder.
  • Varekatalogen må til enhver tid inneholde korrekt og oppdatert vareinformasjon, slik at bestillinger baseres på riktig informasjon. Eventuelle feil som måtte oppdages på varelinjenivå, må rettes opp i Kodabas VAREKATALOG, før man går videre med bestillingslistene. På den måten er det samsvar mellom informasjonen i kassepunktet, på bestillingen, på faktura og i varekatalogen.
  • Leverandør kan vise/skjule varer etter behov.
  • Leverandør kontrollerer også hvilke kunder som skal få tilgang til den enkelte bestillingsliste.
  • Når bestillingslistene er godkjent av leverandør, gjøres de tilgjengelig for kjeden eller den enkelte frittstående butikk.
  • Kjeden kan gjennomgå bestillingslisten og gjøre eventuelle endringer tilpasset eget sortiment, før listen endelig godkjennes.
  • Når listen er godkjent av kjeden, vil den bli gjort tilgjengelig for butikk neste morgen.
  • En godkjent bestillingsliste benyttes helt frem til det publiseres en ny versjon.
  • Butikkene logger på Kodabas HANDEL (via nettbrett eller PC), velger leverandør og merke og puncher bestillingen direkte i bestillingslistene.
  • Butikken kan bestille varer når som helst. Bestillinger kan lagres og deretter ferdigstilles når det måtte passe. 
  • En bestilling må godkjennes av butikkleder før den blir en ordre.
  • Den enkelte butikk får automatisk tilgang til siste versjon av bestillingslistene for sitt sortiment.
  • Hver butikk ser egne bestillinger.
  • Kjeden kan se alle bestillinger fra samtlige butikker i kjeden.
  • Når bestilling er godkjent i butikk, blir meldingen sendt elektronisk til en meldingssentral, hvor den kontrolleres og sorteres. Herifra er det flere muligheter:
    • En elektronisk melding sendes til den aktuelle leverandør, på det format leverandøren ønsker, slik at leverandøren får informasjon direkte inn i sitt økonomisystem uten manuelle prosesser.
    • For de leverandører som ikke har mulighet til å motta edi-meldinger, kan de motta bestillingen på PDF-fil som vedlegg til mail. Da må den punches selv, men grunnlaget er mer korrekt/oppdatert og forståelig enn for eksempel en håndskrevet bestilling på fax.
  • Leverandør får bestillinger som er kvalitetssikret og ansvarsforhold mellom aktørene er tydelige.
  • Når bestilling er mottatt av leverandør, håndteres levering og fakturering på vanlig måte.
Kodabas AS · Tlf: 22 99 22 70 · E-mail: post@kodabas.no · Design av Pion · Hjemmesideløsning fra Monsternett