Kodabas' personvernerklæring

Denne personvernerklæringen inneholder informasjon om hvordan vi behandler og sikrer den informasjonen vi har på deg som medlem i Kodabas Varekatalog og K-portal.

Vår personvernerklæring

Kodabas behandler personopplysninger om deg når du besøker våre nettsider, melder deg på, og benytter deg av våre tjenester, eller på annen måte kommer i kontakt med oss.

Vi er opptatt av at du skal føle deg trygg på at dine personopplysninger blir behandlet på en forsvarlig måte. Denne personvernerklæringen forteller deg hvordan vi samler inn dine personopplysninger og hva vi bruker dem til. Personvernerklæringen inneholder også informasjon om hvordan vi sikrer personopplysningene, hvem vi deler dem med og dine rettigheter.

Hva er en personopplysning?

En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en enkeltperson, direkte eller indirekte, herunder blant annet navn, postadresse, e-postadresse, IP-adresse og mobilnummer.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Kodabas AS (Fridtjof Nansens plass 5, 0160 Oslo) er behandlingsansvarlig for de personopplysninger vi behandler i forbindelse med bruk av våre medlemstjenester, nettsider og sosiale medier, eller når du kommer i kontakt med oss på annen måte.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Kodabas oppbevarer primært bedriftsrelatert informasjon som GLN, organisasjonsnummer, post-/gateadresse, e-postadresser og telefonnummer til medlemsbedriftene. I tillegg oppbevares navn på kontaktpersoner som håndterer abonnement, medlemskap, opplæring osv.  

Vi behandler også tilbakemeldinger, kommentarer og spørsmål mottatt fra medlemmene i forbindelse med møter, telefonsamtaler, dokumenter og epost.

Det er frivillig å gi oss tilgang til dine personopplysninger.

Hvordan samles opplysningene inn?

- Kontrakt mellom medlemsbedriften og Kodabas

- Henvendelser på mail, telefon og websider

- Gjennomføring av spørreundersøkelser og ved kurs/opplæring

- Ved at du bruker våre nettsider og leser våre nyhetsbrev

Hva brukes personopplysningene til?

Informasjonen brukes for å ivareta medlemmene våre og sørge for at løsningen fungerer tilfredsstillende. Dataene benyttes som grunnlag for fakturering av medlemskap, opplæring av brukerne, daglig kontakt og besvarelser av henvendelser og for å kunne gi tilgang til dataene i varekatalogen og K-portal samt utsendelse av nyhetsbrev og ellers informasjon om eventuell nedetid av system og andre systemrelaterte beskjeder.

Hva er det rettslige grunnlaget (behandlingsgrunnlaget) for behandlingen?

Vi behandler personopplysninger med utgangspunkt i en berettiget interesse. Kodabas er avhengig av å registrere opplysninger på brukerne av våre tjenester for å sikre best mulig dialog og service.

Hvor oppbevares personopplysningene?

Vi oppbevarer personopplysninger i fysisk arkiv (kontrakter), på server (mailkorrespondanse og medlemslister) og i de forskjellige tekniske løsningene (fakturering, nyhetsbrev, opplæring).

Hvor lenge tenker vi å beholde opplysningene?

Opplysningene lagres så lenge det er nødvendig for at vi skal kunne tilby deg våre tjenester eller for å oppfylle formålet med medlemskapet.

Dersom du gir beskjed til oss om at du har sluttet i bedriften, melder deg av vårt nyhetsbrev eller ber om at dine opplysninger blir slettet, vil vi slette dine opplysninger fra alle våre lister.

Hvem har tilgang til opplysningene?

Dine opplysninger vil kun bli utlevert til andre der dette er nødvendig for å levere våre tjenester. Vi vil kunne dele dine personopplysninger med våre databehandlere og teknisk underleverandører (se oversikt nederst på siden).

Vi vil dele personopplysninger med offentlige myndigheter dersom vi blir pålagt å gjøre det basert på en lovfestet utleveringsplikt.

Hvordan sikrer vi personopplysningene?

Vi har etablert rutiner og tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til personopplysningene dine, og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende rett.

Dine rettigheter

Personvernreglene gir deg en rekke rettigheter, herunder rett til innsyn, retting og sletting i personopplysninger vi har lagret på deg. Du har videre rett til å motsette deg behandling av personopplysninger og rett til å motsette deg personprofilering og automatiserte avgjørelser.

Når det gjelder kravet om sletting er det et unntak for de opplysninger som er nødvendig for at vi skal kunne levere en tjeneste som du fremdeles ønsker å ha tilgang til, eller det er lovpålagt å oppbevare opplysningene i en spesifikk periode.

Dersom du mener at vi ikke følger denne Personvernerklæringen eller gjeldende lovgivning kan du klage til oss, eller eventuelt til Datatilsynet.

Kontaktinformasjon

Ta gjerne kontakt med oss på post@kodabas.no hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, eller dersom du ønsker å be om innsyn, retting eller sletting mv.

Oslo, 21.mai 2018

Carine Bechholm Corneliussen

_________________________

Databehandlere/Tekniske underleverandører:

Logiq - drift av databasen (Varekatalog og K-portal)

Visma - Fakturaprogram

Causa - regnskapsfører med tilgang til Visma

Telenor Office 365 - E-postløsning og lagring eksternt for vårt mailsystem

Monsternett - Publiseringsverktøy. Hosting og vedlikehold av www.kodabas.no

Iterum - IT-leverandør, support ved behov

E-marketeer (Markedspartner AS) - Nyhetsbrev

Educatia - Webkurs

Kodabas AS · Tlf: 22 99 22 70 · E-mail: post@kodabas.no · Design av Pion · Hjemmesideløsning fra Monsternett